Digital testing med HTS

Databeskyttelse

Hogrefes databeskyttelsespolicy omfatter tre områder hvor korrekt implementering og overholdelse er avgjørende for forsvarlig håndtering av HTS.

1. Beskyttelse av persondata mot misbruk
2. Beskyttelse av digital data mot tap eller endring
3. Beskyttelse av testen mot offentliggjørelse (åndsverkloven)

Det er som utgangspunkt ikke nødvendig å samle inn sensitiv data ved bruk av HTS; kun alder og kjønn er nødvendig for å få et korrekt resultat i de fleste tester. Følgelig er den designet for å gi deg som bruker mulighet til å minimere behandling av persondata. Testbruker kan bruke løpenummer, kandidatnummer eller saksnummer for å identifisere et testresultat. Å knytte et testresultat til en person kan dermed gjøres utenfor HTS.

Testbruker er selv ansvarlig for å innhente samtykke fra testperson for behandling av personsensitiv data (navn, fødselsdato, kjønn, personnummer osv.), og må til en hver tid forholde seg til relevant lovverk.

Data på Hogrefe sin server slettes ikke automatisk. Sletting skal foretas av testbruker/administrator. Under fanen “Testpersoner” er det mulighet for å slette enkeltpersoner, herunder også alle testresultater for pågjeldende. Det er også mulig for administrator å aktivere automatisk sletting av testpersoner og testresultater i kontoadministrasjonspanelet. Her kan du angi innenfor hvilken tidsintervall data skal beholdes, og hva som skal slettes ved utløp av angitt tidsintervall (testresultat, eller testresultat og person). 

Ved oppsigelse av avtale eller fratredelse for en enkelt medarbeider med etterfølgende ønske om sletting av en deres brukerkonto fra våre systemer, er det viktig at kunden selv sletter alle data fra brukerkonto(ene). Data (herunder testpersoner og testresultater) som ikke slettes før Hogrefe gjennomfører instruks om sletting av brukerkonto(ene) vil fortsatt ligge i arkivet på vår server, tilknyttet deres konto, men vil ikke være mulig å oppdrive etter testbrukeren slettes. Data kan dermed bli liggende arkivert på vår server, men vil ikke lenger være tilknyttet brukerkontoen. Det er derfor anbefalt å ha gode rutiner for å slette data enten automatisk eller manualt før en konto lukkes. Det gjelder også ved avslutning av administratorkonto.

Data sikkerhetskopieres automatisk og kan gjenskapes i tilfelle uhell. Det anbefales allikvel å arkivere resultatene digitalt eller i print for å etterleve lovmessige oppbevaring og dokumentasjonskrav.

Beskyttelse av persondata mot misbruk

Hogrefe har fokus på fortrolig behandling av persondata og overholdelse av gjeldende databeskyttelseslovgivning. Behandling av personopplysninger i HTS gjennomføres innenfor følgende rammer: 

• Klient (administrator) og server (hogrefe-online.com) på den ene siden og klient (testside) og server (hogrefe-online.com) på den andre siden overfører data utelukkende via en kryptert SSL-forbindelse.
• For å sikre persondata mot adgang og misbruk brukes følgende back-up prosedyrer inkl.
  
  • Formular-basert autentifisering
  • Dataoverførsel via SSL-kryptert forbindelse
  • Firewallbeskyttelse av Server
  • Serveradgang begrenset til port 443

Administratorportalen er beskyttet via egen brukertilgang. Hogrefe’s supportpersonell har ikke innsyn i persondata uten kundens samtykke (og nullstilling av passord og to-faktor autentifisering). Hogrefe har gjennomført årlig Penetration Test (PEN-test). Ved siste PEN test ble påvist mindre svakheter som etterfølgende er rettet opp. Samlet sett indikerer resultatene at systemet har få svakheter og er motstandsdyktig mot gjennomtrengning.

Personvernforordningen (GDPR)

HTS oppfyller kravene i Personvernforordningen (GDPR). I utviklingsfasen ble det lagt vekt på å gjøre produktet og standardinnstillinger beskyttelsesvennlig i overenstemmelse med prinsippene om privacy by design and default ( (artikkel 25 i GDPR). Som følge av dette kan HTS brukes uten å angi person-identifiserbar informasjon.

All HTS relatert aktivitet og interne prosedyrer er dokumentert og gjennomgås jevnlig. Alle medarbeidere som har tilgang til HSL (administratorplattformen for HTS) er informert om og trent i kravene i GDPR og er forpliktet til å opprettholde datafortrolighet.

I tillegg anbefaler vi våre kunder å utarbeide en DPIA for å sikre prosessene rundt innhenting av data ved bruk av HTS, inkl. skifte av passord ved første pålogging (alfanumerisk), aktivering av to-faktorautentifisering, ikke sende sensitiv informasjon i e-post sammen med testlenker, automatisk sletting, sletting av nedlast-log på PC for PDF, bruk av sikker utskrift, forsiktighet ved fremsendelse av testresultat osv. som ytterligere er med til å styrke etterlevelse av GDPR for våre kunder.

Beskyttelse av data mot tap eller endring

For å beskytte data mot tap, skade, uberettiget tilgang og misbruks hostes HTS i et datasenter med redundant dataoppbevaring. De organisatoriske foranstaltningene omfatter:

• Overgangfri døgnovervåkning av operasjoner og adgang
• Support er tilgjengelig i åpningstiden
• Adgang til datasentret krever adgangskort og kode.
• Videoovervåkning og opptak av datasenter og omgivelsene 24/7
• Datasenteret er utstyrt med UPS (uavbrytelig strømforsyning) og forblir dermed operasjonell i mange timer ved strømbrudd.
• Databasen sikkerhetskopieres løpende på selvstendig hardware.

En oversikt over de tekniske og organisatoriske foranstaltningene i henhold til artikkel 32 i databeskyttelsesforordningen inngår som bilag i databehandleravtalen til HTS.

Beskyttelse av test

Beskyttelse av åndsverket” testen” er også omfattet av databeskyttelsen. Offentliggjøring av innhold i testmateriell kan gjøre testresultatet ubrukelig i beslutning sammenheng. Profesjonelle testprosedyrer er distribuert under kontrollerte omstendigheter, som gir en viss grad av beskyttelse. Dette gjelder også ved fjerntesting (digitalt over nett eller ved lenke). For å sikre at testen gjennomføres under kontrollerte forhold bør testbruker gjøre følgende:

• Kontrollere personens identitet
• Kontrollere testgjennomføring

Hogrefe Norge har én underleverandør, vårt hovedkontor i Tyskland. Det er per dags dato ingen andre underleverandører som jobber direkte med HTS eller som supplerer til HTS.

Vi deler ikke data med tredjepart eller tredjepartsland og all data oppbevares lokalt på vår server i Gøttingen, Tyskland.

HTS har to-faktorautentifisering som vi anbefaler at aktiveres når brukerkontoen tas i bruk og før du begynner å teste. Du kan enten bruke SMS eller authenticator app. Vi anbefaler det siste da det er den mest stabile løsningen i Norge. 

Du kan skreddersy din egen samtykkeerklæring i HTS og samle inn bakgrunnsdata. Kontoansvarlig kan opprette og aktivere samtykkeerklæringen fra administratorpanelet. Informert samtykke krever at personen som testes gis informasjon om formål, omfang og varighet av databehandlingen og når data slettes. Kun personer som gir aktivt samtykke vil fortsette til testen. 

Nedetid i HTS for planlagt vedlikehold. IT avdelingen Tyskland legger som regel oppdateringer til helg og du varsles som regel i god tid, med mindre det krever rask oppdatering av sikkerhetshensyn. Husk å melde deg på vårt nyhetsbrev og følg med på vår kanal på Facebook eller LinkedIn for informasjon om nedetid.  

Det kan hentes ut helt anonymiserte rapporter fra HTS. Ved nedlastning/print av rapport kan navn legges til i dokumentet, uten at denne informasjonen lagres i våre systemer.